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Objetivos del Módulo de Gestión de Expedientes de Obras

La implantación del Módulo de Gestión de Expedientes de Obras persigue una finalidad clara: la instalación de una Aplicación que facilite a su Organización la gestión de la información y la documentación relativa al Departamento de Obras.

Gestión de un Expediente

En el momento en que el ciudadano viene al Departamento de Obras por primera vez, a realizar una petición o consulta, debemos iniciar un expediente.
Para sucesivas consultas sobre el mismo, el sistema facilita al máximo la obtención del estado del expediente. Así a partir de una ventana de búsqueda que admite múltiples criterios podemos localizar el expediente inmediatamente, por ejemplo para poder responder a una consulta telefónica de manera interactiva.

Finalización de un Expediente

Una vez se ha emitido la Licencia, el expediente pasa al estado de Ejecución y Final de Obra. En este estado se pueden realizar también diferentes trámites que la aplicación le ayuda a realizar.
    • Prórrogas
      En muchas ocasiones el solicitante no puede finalizar la obra en el plazo que la licencia le permite y solicita una prórroga. La aplicación emite un Certificado.
    • Transmisiones
      Se contempla también el caso de Compra-Ventas del Objeto de la licencia durante la ejecución de la Obra.
  • Informe técnico de Final de Obra
    Los Servicios Técnicos pueden realizar el informe técnico de final de obra, de manera que el personal encargado de la gestión de los expedientes puede acceder al mismo directamente.
  • Imágenes
    Si el solicitante presenta las fotografías de final de obra en formato digital, la aplicación le permite guardarlas en el mismo expediente.
  • Certificado de Final de Obra
    La aplicación le permite emitir el Certificado de Final de Obra del Ayuntamiento.
  • Finales de obra parciales
    También existe la posibilidad de emitir Finales de Obra parciales, para el caso de entidades muy grandes.

El concepto de Expediente de Obras

Entendemos como expediente de Obras cualquier solicitud que los ciudadanos puedan realizar al Departamento de Obras, pudiendo ser una solicitud de una nueva construcción, una reforma, un certificado de antigüedad etc.

Licencia de un Expediente

La aplicación le permite emitir la Licencia de Obras. Configuraremos en la aplicación el formato de licencia que su Ayuntamiento desee. La aplicación lleva un registro de las licencias emitidas junto a su numeración.

Trámites de un Expediente

Los trámites que normalmente pueden necesitarse en la gestión del expediente estan reflejados a continuación:
  • Requerimientos
    Cabe la posibilidad que antes de emitir la Licencia de Obras, el solicitante debe presentar algun tipo de documentación. Para ello el Ayuntamiento emite un requerimiento. La aplicación permite emitir estos requerimientos y tener un seguimiento de los mismos.
  • Informes técnicos y jurídicos
    Los servicios técnicos del Departamento de Obras tendrán acceso a la aplicación y, por tanto, podrán realizar sus informes directamente en la aplicación. De esta forma siempre tendremos acceso a toda la documentación referente al expediente.
  • Solicitud de documentos a terceros
    En algún caso es posible que el Ayuntamiento deba solicitar información a algún otro organismo oficial, Carreteras, Comisiones de Urbanismo, etc. Tendremos un histórico que nos facilita el seguimiento de estas solicitudes.
  • Periodos de suspensiones
    Permite reflejar en el expediente si existe algún período de suspensión de las obras.

Otras funcionalidades

Están configurados, entre otros, los siguientes modelos de listados de Contabilidad General:
  • Listados
    La aplicación dispone de una potente herramienta para facilitarle la emisión de listados de los expedientes. Así podrá obtener en cualquier momento el listado que necesite, por emplazamiento, parroquia, fecha de emisión de la licencia de obras etc.
  • Ficha de un expediente
    La aplicación le permite imprimir una ficha con toda la información de un expediente: los datos del solicitante, los datos sobre el objeto de la licencia, la información sobre el presupuesto, los requerimientos que se le han solicitado, sus informes técnicos etc.

 

 
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